Gemäß § 152 AO kann gegen denjenigen, der die Steuererklärung nicht oder nicht fristgerecht abgibt, ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Er stellt eine erzieherische Maßnahme dar und soll gleichermaßen künftig den pünktlichen Eingang der Erklärung absichern. Zum Fristversäumnis muss das Verschulden hinzu treten, wobei dies in der Regel dann zu bejahen ist, wenn die Erklärung wiederholt nicht oder wiederholt nicht fristgemäß abgegeben wurde. Bei Krankheit des Steuerpflichtigen wird man das Verschulden verneinen können.

Wichtig ist, dass der Gesetzgeber die so genannte Abgabe-Schonfrist seit dem 01.01.2004 abgeschafft hat. Ein Beispiel: Der Steuerpflichtige gibt stets die am 10. des Monats fällige Umsatzsteuer-Voranmeldung (s. o.) am 15. ab. Hier ging man nach alter Rechtslage davon aus, dass ein Verspätungszuschlag nicht verwirkt war, denn Nr. 7 des Anwendungserlasses zur AO (AEAO) gewährte eine Schonfrist von bis zu 5 Tagen Dauer. Da Nr. 7 ersatzlos gestrichen wurde, ist nunmehr der 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums unbedingt einzuhalten, da ansonsten Verspätungszuschläge fällig werden.

Was aber, wenn die fristgemäß eingereichte Voranmeldung Monate später korrigiert wird? Eine zum Teil unrichtige Voranmeldung bleibt unabhängig von ihren Mängeln eine Steuererklärung. Wenn jedoch die Unrichtigkeit so gravierend ist, dass die eingereichte Voranmeldung als völlig unzureichend angesehen werden muss, und das Finanzamt nicht in der Lage ist, das Verfahren zur Festsetzung der Umsatzsteuer – Vorauszahlung in Gang zu setzen, dann wird von der Nichteinreichung der Steuererklärung auszugehen sein mit der Folge, dass Verspätungszuschläge anfallen.

Ob die Finanzbehörde bei Vorliegen der Tatbestandsvoraussetzungen einen Verspätungszuschlag erhebt, steht in ihrem Ermessen, das sie pflichtgemäß auszuüben hat. Ermessen hat sie auch hinsichtlich der Höhe des Zuschlages, es gibt aber hier eine doppelte Begrenzung: Er darf 10 % der festgesetzten Steuer nicht überschreiten und höchstens 25.000,00 € betragen. Zur Berechnung folgendes Beispiel: Die Umsatzsteuerschuld für die Umsätze des Unternehmers liegt bei 45.000,00 €. Im gleichen Voranmeldungszeitraum sind 30.000,00 € Vorsteuern zu berücksichtigen. Die Umsatzsteuer hat zwei Berechnungsgrundlagen, und zwar die Steuer auf die eigenen Umsätze und die abzugsfähige Vorsteuer. Hier liegt die Steuer bei 15.000,00 €. Der Verspätungszuschlag darf höchstens 1.500,00 € betragen.

Dies bedeutet selbstverständlich, dass kein Verspätungszuschlag anfällt, wenn die festgesetzte Steuer 0,00 € beträgt. Zu beachten ist eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 14.06.2000, wonach es keinen Ermessensfehler der Finanzbehörde darstellt, wenn die Höhe des Zuschlags den aus der verspäteten Abgabe der Erklärung gezogenen Vorteil erheblich übersteigt. Das Gericht entschied, dass in schweren Fällen (z. B. erhebliche Fristüberschreitung) der Zuschlag so bemessen werden kann, dass er als angemessene Sanktion wirkt.

Gegen wen ist der Zuschlag festzusetzen? Ihn verwirkt, wer zur Abgabe der Erklärung verpflichtet ist und dieser Pflicht nicht nachkommt. Wer jeweils die Pflicht hat, kann nicht immer ohne Weiteres beantwortet werden. Beispiel GmbH: Bekanntlich ist sie eine Kapitalgesellschaft und als solche nicht selbst handlungsfähig, sondern nur durch ihren Geschäftsführer als gesetzlichen Vertreter oder besondere Beauftragte. Deshalb legt § 34 AO fest, dass der gesetzliche Vertreter die steuerlichen Pflichten der GmbH erfüllen muss. Ist in Bezug auf eine Steuer ein Verspätungszuschlag angefallen, so hat das Finanzamt Auswahlermessen, ob es die GmbH oder ihren Geschäftsführer in Anspruch nimmt. Jedoch entspricht es höchstrichterlicher Rechtsprechung, den Zuschlag nur ausnahmsweise gegen den Geschäftsführer selbst festzusetzen. Ein solcher Ausnahmefall kann die leichtere Vollstreckbarkeit bei ihm sein ( Nr. 1 AEAO zu § 152). In aller Regel wird sich also der gesetzliche Vertreter einer juristischen Person dagegen wehren können, dass der Zuschlag direkt gegen ihn festgesetzt wird.