Die Eheleute hatten mit ihrem Vermieter eine "Nettomiete" vereinbart, d. h. monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, über die jährlich abgerechnet wird. Ihrer anfänglichen Freude über die moderate Höhe der Vorschüsse folgte der Ärger über die horrende Nachforderung. Außerdem hatten sie die Abrechnung vor lauter Frust zwei Monate liegen lassen. Als sie dann den Vermieter darauf ansprechen, dass mit ihr etwas nicht stimmen könne, verweist der nur auf den Mietvertrag: Dort sei geregelt, dass jeder Mieter vier Wochen Zeit hat, Einwände vorzubringen, und die seien vorbei. Nun müsse gezahlt werden.

Wie muss also eine Nebenkostenabrechnung aussehen? Das Gesetz sieht vor, dass sie sich immer auf den Zeitraum eines Jahres zu beziehen hat. Der Vermieter darf also z. B. nicht die Kosten von 15 Monaten abrechnen. Die Periode muss aus der Abrechnung ersichtlich sein. Sämtliche jährlich für ein Haus entstandenen Kosten müssen aufgelistet werden. Wenn aber mehrere Häuser einheitlich verwaltet werden, keine wesentlichen Unterschiede aufweisen und in einem unmittelbaren örtlichen Zusammenhang stehen, dürfen die Ausgaben für diese Objekte zusammen abgerechnet werden. Man spricht dann von einer Wirtschaftseinheit.

Die jährliche Abrechnung muss die Gesamtkosten des Gebäudes oder der Einheit mitteilen. Sodann sind die Ausgaben nach dem im Vertrag festgelegten Maßstab auf die einzelnen Mieter zu verteilen. Dies kann die Wohnfläche in qm, können bei vermieteten Eigentumswohnungen aber auch die Miteigentumsanteile sein. Steht nichts im Vertrag, müssen die Kosten nach der Wohnfläche umgelegt werden. Bei den Heizkosten ist ein bestimmter Teil umzulegen nach einem festen Maßstab. Dies wird im Regelfall die Wohnfläche sein. Der andere Teil hingegen ist zu verteilen mithilfe der durch den Vermieter installierten Messinstrumente, die den individuellen Verbrauch registrieren.

Die Abrechnung muss den Verteilungsmaßstab mitteilen, damit der Mieter prüfen kann, ob nach den Vorgaben des Vertrages bzw. des BGB abgerechnet wurde. Sie muss generell für den mietrechtlich nicht gebildeten Laien verständlich und nachvollziehbar sein. Sie soll Transparenz schaffen und darf nicht Verwirrung stiften. Nur eine prüfbare Zusammenstellung der Kosten löst Nachforderungen zulasten der Mieter aus.

Auch haben Vermieter und Mieter bestimmte Fristen einzuhalten: Der Vermieter muss dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zusenden. Will der Vermieter z. B. über den Zeitraum 01.01. - 31.12.2003 abrechnen, so muss die Abrechnung dem Mieter bis spätestens zum 31.12.2004 zugegangen sein. Eine vertragliche Verlängerung dieses Termins zugunsten des Vermieters ist nicht zulässig. Als Folge des Fristablaufes sieht der Gesetzgeber vor, dass keinerlei Nachforderungen gegen den Mieter mehr geltend gemacht werden können. Allerdings hat er die Möglichkeit, die Verspätung zu entschuldigen, z. B. mit einem sehr hohen Krankenstand in seiner Hausverwaltung oder Streitigkeiten mit Lieferanten über die von ihnen ausgestellten Rechnungen.

Auch die Mieter müssen sich an eine wichtige Frist halten. Für Einwendungen gegen die Abrechnung haben sie ab Zugang 12 Monate Zeit. Versäumen sie dies, sind sie mit sämtlichen Einwänden ausgeschlossen, mögen sie auch inhaltlich berechtigt sein. Entlasten können sich die Mieter nur in Ausnahmefällen, z. B. wenn der Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsbelege grundlos verweigert.

Hinzuweisen ist auf eine häufig in Abrechnungen oder gar Mietverträgen anzutreffende Klausel, wonach Einwendungen binnen vier Wochen zu erheben sind oder die Einsichtnahme in die Rechnungsbelege ebenfalls nur innerhalb des gleichen Zeitraumes möglich ist. Diese Klauseln sind rechtswidrig. Selbst wenn der Mieter einen solchen Passus im Vertrag unterschrieben hat, ist dieser unwirksam. Erst recht gilt dies für eine entsprechende Formulierung in der Abrechnung.